Gut vorbereitet durch die Biokontrolle

Biokontrolle vorbereiten: Was gibt es zu beachten?

Frühzeitig planen

Die Grundlage für eine optimal ablaufende Kontrolle legt das Unternehmen bereits in der täglichen Arbeit. Der Aufwand verringert sich deutlich, wenn alle für die Kontrolle notwendigen Unterlagen auf dem aktuellen Stand gehalten und in übersichtlicher Art archiviert werden.

Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Vorbereitung und Durchführung der Biokontrolle betraut sind, sollte ausreichend Zeit für die damit verbundenen Aufgaben zur Verfügung stehen. Und das nicht erst kurz vor dem Kontrolltermin. Über den Termin sollten alle für die Prüfung erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden. Nur so ist sicher, dass sie für Auskünfte zur Verfügung stehen oder eine gleichwertige Vertretung organisieren können. Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am Kontrolltag nicht durch andere Aufgaben abgelenkt werden, trägt dies zu einem reibungslosen Ablauf der Kontrolle bei.

Infomaterial der Kontrollstelle beachten

Zur direkten Kontrollvorbereitung lohnt sich ein Blick in das von der jeweiligen Ökokontrollstelle spätestens mit der Terminankündigung übermittelte Informationsmaterial. Die darin aufgeführten Unterlagen sollten für den Kontrolltag geordnet und möglichst zentral bereitgehalten werden. Sind Dokumente aus organisatorischen Gründen nur an verschiedenen Orten im Unternehmen verfügbar, sollten sie auch dort ohne langes Suchen vorgelegt werden können.

Folgende Dokumente und Unterlagen müssen bei der Biokontrolle immer prüfbereit sein:

Betriebsbeschreibung

Eine wichtige Grundlage im Biokontrollverfahren ist die Betriebsbeschreibung des Unternehmens. Sie beschreibt unter anderem die Unternehmensstruktur, die vom Unternehmen hergestellten Lebensmittel und seine Maßnahmen zur Einhaltung der EU-Rechtsvorschriften für ökologische Lebensmittel. Über wesentliche Änderungen in der Beschreibung muss die Ökokontrollstelle immer umgehend informiert werden. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Die Inbetriebnahme eines neuen Betriebsstandorts
  • Die Beauftragung von Subunternehmen
  • Personelle Änderungen in der Unternehmensführung

Weniger bedeutende Änderungen kann das Unternehmen dann während der Biokontrolle mitteilen. Hierzu zählen unter anderem folgende Listen aus dem Anhang der Betriebsbeschreibung:

  • Lieferantenliste
  • Kundenliste
  • Rohstoffliste
  • Artikelliste

Lieferscheine und Rechnungen

Alle Rohwareneingänge und Fertigwarenausgänge müssen durch die Originale der Lieferscheine und Rechnungen belegbar sein. Aus den Rechnungen muss ersichtlich werden, dass diese ordnungsgemäß verbucht wurden.

Prüfdokumente Wareneingangskontrolle

Die EU-Öko-Verordnungen verlangen von Bio-Unternehmen eine dokumentierte Prüfung der Wareneingangsunterlagen und der gelieferten Bio-Rohstoffe. Diese Prüfdokumente müssen für die Biokontrolle griffbereit vorliegen. Dazu gehören auch gültige Bio-Zertifikate der Lieferanten. Zudem muss nachvollziehbar sein, wie mit während der Wareneingangskontrolle festgestellten Abweichungen umgegangen wurde.

Rezepturen und Etiketten

In den Betriebsunterlagen sollten die aktuell verwendeten Rezepturen und die dazugehörigen Etiketten deutlich von veralteten Versionen getrennt sein.

Dokumentation Rohstoffverbrauch und Produktionsmengen

Ein zentraler Punkt der Biokontrolle ist der Abgleich des Verbrauchs von Rohstoffen mit den daraus hergestellten Artikeln. Hierzu müssen alle Zahlen zu verbrauchten Rohstoffen, Produktionsmengen, Verkaufsmengen, aktuellen Lagerbeständen und Inventuren seit der Vorjahreskontrolle in übersichtlicher Form abrufbar sein.

Reinigungsdokumentation

Eine wesentliche Maßnahme zum Schutz von Bio-Lebensmitteln vor nicht erlaubten Stoffen oder einer Vermischung mit konventionellen Lebensmitteln ist die Reinigung von Lager- und Produktionsstätten. Die zu prüfenden Reinigungsnachweise müssen belegen, dass die Reinigungen immer vor einer Einlagerung von Bio-Waren und vor Beginn einer Bio-Produktion stattfanden. Außerdem muss der Erfolg der Reinigung dokumentiert sein.

Dokumentation Schädlingsbekämpfung

Protokolle über Schädlingsbekämpfungsmaßnahmen und dabei eingesetzte Methoden sollten in chronologischer Reihenfolge vorliegen. Werden diese online über ein beauftragtes Schädlingsbekämpfungsunternehmen archiviert, muss am Kontrolltag ein Zugang zu der Datenbank möglich sein.

Schadstoffanalysen

Liegen dem Unternehmen zum Beispiel Pestizidanalysen zu seinen Bio-Rohstoffen und Bio-Artikeln vor, müssen auch diese für die Biokontrolle bereitliegen. Dazu gehört gegebenenfalls eine Übersicht der eingeleiteten Maßnahmen um Abweichungen zu beseitigen.

Reklamationserfassung

Kundenreklamationen sollten nach Eingangsdatum und Reklamationsgrund geordnet sein. Wichtig ist auch die Dokumentation der Maßnahmen zur Behebung der Reklamationen.

Werden alle Kontrollvorbereitungen beherzigt, wirkt sich das nicht nur positiv auf die Kontrollatmosphäre aus, sondern die einfachere und schnellere Durchführung verringert am Ende auch die Kosten der Biokontrolle.


Letzte Aktualisierung 22.01.2020

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